La Diferencia Entre Interest Expense y Interest Payable

1.Interest expense es una cuenta del income statement cual es usada para reportar una cantidad de intereses incurrdos o deuda durante un periodo de tiempo.

2.Interest payable es una cuenta de current liability que es usada para reportar la cantidad de intereses incurridos pero que no han sido pagados a la hora de crear el balance sheet.

Para illustrar la diferencia de interest expense y interest payable, Asumamos que una compania tiene $300,000 de deuda con un interest de 8% por ano. La compania paga los intereses mensualmente como manda, cada 15 dias despues que el mes termina. El Prestamo comenzo en Enero 2 de ano corriente. Si la contabilidad del ano termina en Diciembre 31, la cantidad de interest expense por el ano sera de $24,000 ($300,000 x 8%). La cantidad de interest payable a Diciembre 31 seran los intereses de Diciembre $2,000 ($30,000 x 8% x 1/12). Los  interest payable de $2,000 seran reportados como un current liability por que se vence dentro de los 15 days de la fecha del balance sheet .

Que Es Una Cuenta Temporera En Contabilidad

Que es una Cuenta Temporera (temporary account)?

Al finalizar el ano de contabilidad(accounting year ) cualquier balance en la cuenta sera transferido a otra cuenta. Esto se conoce como cerrar la cuenta o closing the account. Un Ejemplo de una cuenta temporera es la cuenta de Ventas( Sales account). La cuenta de ventas es usada  para mantener un registro de las ventas solo del corriente ano.
Despues que las ventas del ano son reportadas, el balance de la cuenta de ventassera transferido o cerrada a otra cuenta regresando el balance asi a cero.Las Cuentas Temporeras incluye todas las cuentas de el  Estado de Ingresos o income statement. Cuentas comos: revenues, expenses, gains, losses. Despues que las cantidades han sido reportadas en el income statement, los balances en las cuentas temporeras terminaran en una cuenta permanente tales como las ganancias retenidas  de la corporacion (corporation’s retained earnings )o en una cuenta capital del propietario( sole proprietor’s capital account). (En los sistemas manuales, los balances de las cuentas temporeras seran transferidos a una cuenta de resumen de ingresos o income summary account. La cuenta de resumen de ingresos( income summary account) sera transferida a la cuenta de ganancias retenidas( retained earnings )o la cuenta de capital del dueno.Por consiguiente ,  la cuenta de resumen de ingresos es tambien temporera.
Una cuenta temporera que no es de cuenta de ingresos( income statement account) es la cuenta de retiro del dueno o proprietor’s drawing account. El balance la cuenta de retiro es transferida directamente a la cuenta de capital del dueno  y no sera reportada en el estado de ingresos( income statement o en la cuenta de resumen de ingresos..
Las cuentas temporeras se les conoce tambien como  cuentas nominales.

  Que una cuenta nominal en contabilidad?

Las Cuentas Nominales en contabilidad son las cuentas temporales, tales como las cuentas del income statement . En otras palabras, las cuentas nominales son cuentas que reportan ingresos(revenues), gastos(expenses), ganancias(gains), y perdidas( losses). (La cuenta de retiro del dueno es tambien una cuenta temporal, aunque esta no es parte del income statement ) Las cuentas Nominal o temporary accounts se cierran al finalizar el periodo de contabilidad anual. Esto significa que los balances son transferidos a una cuenta permanente. Este proceso de cierre permite empezar el proxomo ano de contabilidad con los balances en cero
Los balances de la cuenta del income statement terminaran en la cuenta de capital del dueno , si la empresa o negocio es de un solo propietario. Si el negocio es una corporacion, los balances terminaran en la cuenta de ganancias retenidas o retained earnings account.

Es la Depreciacion una cuenta temporera?

Los gastos por depreciacion (Depreciation Expense) es una cuenta temporera dado el hecho que es una cuenta del income statement. Como cuenta temporera, Los gastos de depreciacion Depreciation Expense empezaran en nuevo anao de contabilidad en cero y se cerrara su balance a una cuenta de equidad (equity account) tal como la cuenta de ganancias retenidas o cuenta de capital del dueno..
Por otra parte ,la cuenta de balance sheet como Accumulated Depreciation no es una cuenta temporera . La depreciacion acumulada(Accumulated Depreciation) es una cuenta contra los activos  y su balance no es cerrado al final del periodo de contabilidad. Como resultado, la depreciacion acumulada (Accumulated Depreciation )es vista como una cuenta permanente.

Prepaid Expenses-Accounting

What are prepaid expenses?

Prepaid expenses are future expenses that have been paid in advance. You can think of prepaid expenses as costs that have been paid but have not yet been used up or have not yet expired. The amount of prepaid expenses that have not yet expired are reported on a company’s balance sheet as an asset. As the amount expires, the asset is reduced and an expense is recorded for the amount of the reduction. Hence, the balance sheet reports the unexpired costs and the income statement reports the expired costs. The amount reported on the income statement should be the amount that pertains to the time interval shown in the statement’s heading.

A common prepaid expense is the six-month premium for insurance on a company’s vehicles. Since the insurance company requires payment in advance, the amount paid is often recorded in the current asset account Prepaid Insurance. If the company issues monthly financial statements, its income statement will report Insurance Expense that is one-sixth of the amount paid. The balance in the account Prepaid Insurance will be reduced by the amount that was debited to Insurance Expense.

 

When do you adjust the amount of prepaid expenses?

The balance in the current asset account Prepaid Expenses should be adjusted prior to issuing a company’s financial statements. If the company issues financial statements for each calendar month, you will need to adjust the balance in Prepaid Expenses as of the end of each month. If your company issues only quarterly financial statements, you will need to adjust the balance at the end of each quarter.
The goal is to have the balance in Prepaid Expenses be equal to the amount of the unexpired costs as of the end of the accounting period (which is also the date appearing in the heading of the balance sheet).
Usually the adjusting entry for prepaid expenses will be a credit to Prepaid Expenses and a debit to the appropriate expense account(s). For instance, if Prepaid Expenses involve the prepayment of insurance premiums the adjusting entry will include a debit to Insurance Expenses.

What are the two methods for recording prepaid expenses?

The two methods for recording prepaid expenses have to do with the general ledger account that is initially debited at the time of the cash payment. The two methods or approaches are:
1. debit an asset account (such as Prepaid Insurance) which is the balance sheet method, or
2. debit an expense account (such as Insurance Expense) which is the income statement method.
The use of either method will almost always require an adjusting entry prior to issuing the company’s financial statements. However, the amount, the account that will be debited, and the account that will be credited in the adjusting entry will depend on the method used.
In short, either the balance sheet method or the income statement method for recording prepaid expenses may be used as long as the asset account balance is equal to the unexpired or unused cost as of the balance sheet date.

How should the cost of a yearly subscription for a newspaper be recorded?

In theory, the payment in advance for a one-year subscription should initially be recorded as a debit to Prepaid Expenses and a credit to Cash. During the subscription period, you would debit Subscription Expense and would credit Prepaid Expenses.
For example, if the annual subscription cost is $240 and it is paid in advance, you would initially debit Prepaid Expenses for $240 and credit Cash for $240. If your company issues monthly financial statements, then each month during the subscription period you would debit Subscription Expense for $20 and credit Prepaid Expenses for $20. This results in 1) the matching of $20 to expense on each of the monthly income statements, and 2) the balance sheet reporting the amount that is prepaid or not yet expired.
At a large company, the annual cost of $240 will usually be an immaterial amount. The materiality concept will allow you to violate the matching principle, and to avoid the monthly adjusting entry, by simply debiting Subscription Expense for the entire $240 at the beginning of the one-year subscription period.

Statement of Cash Flow

English: Statement of Cash Flows of San Narciso, Zambales (Photo credit: Wikipedia)

Statement of Cash Flows

The third financial statement that Joe needs to understand is the Statement of Cash Flows. This statement shows how a company cash amount has changed during the time interval shown in the heading of the statement. Joe will be able to see at a glance the cash generated and used by his company's operating activities, its investing activities, and its financing activities. Much of the information on this financial statement will come from Direct Delivery's balance sheets and income statements.


The three financial reports that Marilyn introduced to Joe—the income statement, the balance sheet, and the statement of cash flows—represent one segment of the valuable output that good accounting software can generate for business owners.
Marilyn now explains to Joe the basics of getting started with recording his transactions.

Whats the Double Entry System

The field of accounting—both the older manual systems and today's basic accounting software—is based on the 500-year-old accounting procedure known as double entry. Double entry is a simple yet powerful concept: each and every one of a company's transactions will result in an amount recorded into at least two of the accounts in the accounting system.

The Chart of Accounts
To begin the process of setting up Joe's accounting system, he will need to make a detailed listing of all the names of the accounts that Direct Delivery, Inc. might find useful for reporting transactions. This detailed listing is referred to as a chart of accounts. (Accounting software often provides sample charts of accounts for various types of businesses.)

As he enters his transactions, Joe will find that the chart of accounts will help him select the two (or more) accounts that are involved. Once Joe's business begins, he may find that he needs to add more account names to the chart of accounts, or delete account names that are never used. Joe can tailor his chart of accounts so that it best sorts and reports the transactions of his business.

Because of the double entry system all of Direct Delivery's transactions will involve a combination of two or more accounts from the balance sheet and/or the income statement. Marilyn lists out some sample accounts that Joe will probably need to include on his chart of accounts:

Balance Sheet accounts:

• Asset accounts (Examples: Cash, Accounts Receivable, Supplies, Equipment)
• Liability accounts (Examples: Notes Payable, Accounts Payable, Wages Payable)
• Stockholders' Equity accounts (Examples: Common Stock, Retained Earnings)

Income Statement accounts:

• Revenue accounts (Examples: Service Revenues, Investment Revenues)
• Expense accounts (Examples: Wages Expense, Rent Expense, Depreciation Expense)

To help Joe really understand how this works, Marilyn illustrates the double entry with some sample transactions that Joe will likely encounter.

Sample Transactions #1

On December 1, 2011 Joe starts his business Direct Delivery, Inc. The first transaction that Joe will record for his company is his personal investment of $20,000 in exchange for 5,000 shares of Direct Delivery's common stock. Direct Delivery's accounting system will show an increase in its account Cash from zero to $20,000, and an increase in its stockholders' equity account Common Stock by $20,000. Both of these accounts are balance sheet accounts. There are no revenues because no delivery fees were earned by the company, and there were no expenses.

After Joe enters this transaction, Direct Delivery's balance sheet will look like this:

Direct Delivery, Inc. Balance Sheet December 1, 2011 Assets Liabilities & Stockholders' Equity Cash $ 20,000 Liabilities Stockholders' Equity                Common Stock $ 20,000 Total Assets $ 20,000 Total Liab. & Stockholders' Equity $ 20,000

Marilyn asks Joe if he can see that the balance sheet is just that—in balance. Joe looks at the total of $20,000 on the asset side, and looks at the $20,000 on the right side, and says yes, of course, he can see that it is indeed in balance.

Marilyn shows Joe something called the basic accounting equation, which, she explains, is really the same concept as the balance sheet, it's just presented in an equation format:

Assets	=	Liabilities	+	Stockholders' (or Owner's) Equity
$20,000	=	$0	+		$20,000

The accounting equation (and the balance sheet) should always be in balance.



Debits and Credits
Did the first sample transaction follow the double entry system and affect two or more accounts? Joe looks at the balance sheet again and answers yes, both Cash and Common Stock were affected by the transaction.

Marilyn introduces the next basic accounting concept: the double entry system requires that the same dollar amount of the transaction must be entered on both the left side of one account, and on the right side of another account. Instead of the word left, accountants use the word debit; and instead of the word right, accountants use the word credit. (The terms debit and credit are derived from Latin terms used 500 years ago.)

Debit means left.
Credit means right.

Joe asks Marilyn how he will know which accounts he should debit—meaning he should enter the numbers on the left side of one account—and which accounts he should credit—meaning he should enter the numbers on the right side of another account. Marilyn points back to the basic accounting equation and tells Joe that if he memorizes this simple equation, it will be easier to understand the debits and credits.

Memorizing the simple accounting equation will
help you learn the debit and credit rules for
entering amounts into the accounting records.

Let's take a look at the accounting equation again:

Assets

=

Liabilities

+

Stockholders' (or Owner's) Equity

Just as assets are on the left side (or debit side) of the accounting equation, the asset accounts in the general ledger have their balances on the left side. To increase an asset account's balance, you put more on the left side of the asset account. In accounting jargon, you debit the asset account. To decrease an asset account balance you credit the account, that is, you enter the amount on the right side.

Just as liabilities and stockholders' equity are on the right side (or credit side) of the accounting equation, the liability and equity accounts in the general ledger have their balances on the right side. To increase the balance in a liability or stockholders' equity account, you put more on the right side of the account. In accounting jargon, you credit the liability or the equity account. To decrease a liability or equity, you debit the account, that is, you enter the amount on the left side of the account.

As with all rules, there are exceptions, but Marilyn's reference to the accounting equation may help you to learn whether an account should be debited or credited.

Since many transactions involve cash, Marilyn suggests that Joe memorize how the Cash account is affected when a transaction involves cash: if Direct Delivery receives cash, the Cash account is debited; when Direct Delivery pays cash, the Cash account is credited.

When a company receives cash, the Cash account is debited.

When the company pays cash, the Cash account is credited.

Marilyn refers to the example of December 1. Since Direct Delivery received $20,000 in cash from Joe in exchange for 5,000 shares of common stock, one of the accounts for this transaction is Cash. Since cash was received, the Cash account will be debited.

In keeping with double entry, two (or more) accounts need to be involved. Because the first account (Cash) was debited, the second account needs to be credited. All Joe needs to do is find the right account to credit. In this case, the second account is Common Stock. Common stock is part of stockholders' equity, which is on the right side of the accounting equation. As a result, it should have a credit balance, and to increase its balance the account needs to be credited.

Accountants indicate accounts and amounts using the following format:

Account Name

Debit

Credit

Cash

20,000

Common Stock

20,000

Accountants usually first show the account and amount to be debited. On the next line, the account to be credited is indented and the amount appears further to the right than the debit amount shown in the line above. This entry format is referred to as a general journal entry.

(With the decrease in the price of computers and accounting software, it is rare to find a small business still using a manual system and making entries by hand. Accounting software has made the process of recording transactions so much easier that the general journal is rarely needed. In fact, entries are often generated automatically when a check or sales invoice is prepared.)

Que es el Income Statement

Estado de Resultados(Income Statement)

Marilyn señala que un estado de resultados( Income Statement) mostrará la rentabilidad del negocio de entrega directa  durante el intervalo de tiempo que se muestra en la partida de la declaración. Este período de tiempo puede ser una semana, un mes, tres meses, cinco semanas o un año-Joe puede elegir cualquier período de tiempo que considere más útiles.

La presentación de informes de rentabilidad(Income Statement) implica dos cosas: la cantidad que fue ganado (ingresos) y los gastos necesarios para obtener los ingresos. Como veremos a continuación, los ingresos a largo plazo no es lo mismo que los ingresos y los gastos a largo plazo implica más que simplemente escribir un cheque para pagar una factura.


A. Ingresos

Los principales ingresos de la empresa de entrega directa son las tarifas que obtiene por la entrega de los paquetes. Bajo el criterio de lo devengado (en comparación con el método de efectivo menos preferido de contabilidad), los ingresos se reconocen cuando se devengan y no cuando la empresa recibe el dinero. Anotar de los ingresos cuando se devengan es el resultado de uno de los principios básicos de contabilidad conocido como el principio de reconocimiento de ingresos.

Por ejemplo, si Joe ofrece 1.000 paquetes en diciembre por $ 4 por entrega, ha ganado técnicamente honorarios por un total de $ 4,000 para ese mes. Él envía las facturas a sus clientes por  estas tarifas y sus condiciones requieren que sus clientes deben pagar el 10 de enero. A pesar de que sus clientes no tendrán que pagar la entrega directa hasta el 10, la base de lo devengado requiere que los $ 4,000 se registran como ingresos en diciembre, ya que es cuando el trabajo se realizó. Después de los gastos que corresponden con estos ingresos, el estado de resultadosIncome Statement) para diciembre muestran lo rentable de la empresa se encontraba en la entrega de paquetes en diciembre.

Cuando Joe recibe el pago de $ 4.000  de sus clientes el 10 de enero, se hará un asiento contable(entrada al jornal) para demostrar que el dinero fue recibido. Estos $ 4.000 de ingresos no se considerarán como ingresos de enero, ya que los ingresos fueron reportados como ingresos  en diciembre, cuando se devengan. Estos $ 4.000 de ingresos se registraron en enero como una reducción en cuentas por cobrar.(Account Receivables) (En diciembre de Joe había hecho una entrada en las cuentas por cobrar y las ventas.)



B. Gastos

Ahora Marilyn vuelve a la segunda parte de la declaración de ingresos-gastos. La cuenta de resultados debe mostrar diciembre los gastos incurridos durante diciembre, independientemente de que la empresa haya pagado por los gastos. Por ejemplo, si Joe contrata a alguien para que le ayude con las entregas de diciembre y Joe se compromete a pagarle $ 500 el 3 de enero de ese gasto de $ 500 necesita que deberá aparecer en la cuenta de resultados de diciembre. La fecha real en que los $ 500 se paga no importa, lo que importa es que el trabajo se hizo, cuando el gasto se contrajo-y en este caso, el trabajo se llevó a cabo en diciembre. El gasto de $ 500 se cuenta como un gasto diciembre a pesar de que el dinero no se pagará hasta 3 de enero. El registro de los gastos con los ingresos correspondientes se asocia con otro principio contable básico conocido como el principio de congruencia.

Marilyn explica Joe mostrando que los $ 500 de gastos de salario en la cuenta de pérdidas diciembre dará lugar a una adecuación de los costos de la mano de obra utilizada para entregar los paquetes de diciembre con los ingresos provenientes de la entrega de los paquetes de diciembre. Este principio de congruencia es muy importante para medir qué tan rentable es una empresa durante un período de tiempo determinado.

Marilyn está encantado de ver que Joe ya tiene una comprensión intuitiva de este principio contable básico. Con el fin de obtener ingresos en diciembre, la empresa tuvo que incurrir en algunos gastos del negocio en diciembre, aunque los gastos no se pagarán hasta enero. Otros gastos que se emparejaron con los ingresos de diciembre sería de cosas tales como el gas para la furgoneta de reparto y los anuncios publicitarios en la radio.

Joe pide a Marilyn para proporcionar otro ejemplo de un costo que no se pagaría en diciembre, pero tendría que ser mostrado / emparejado como un gasto en la cuenta de resultados de diciembre. Marilyn utiliza el gasto de intereses sobre el dinero prestado como un ejemplo. Ella le pide a Joe que asumir que el 1 de diciembre de entrega directa préstamo de $ 20,000 de la tía de Joe y la empresa se compromete a pagar su tía 6% al año en intereses, o $ 1,200 por año. Este interés se abonará en un solo pago cada 1 de diciembre de cada año.

Ahora, a pesar de que el interés se paga a su tía sólo una vez al año en forma de capital, Joe puede ver que, en realidad, un poco de ese gasto por intereses se incurre cada día está en el negocio. Si Joe se está preparando estados de cuenta mensuales de renta, Joe debe informar de un mes de gastos financieros de la cuenta de resultados de cada mes. La cantidad que entrega directa incurrirá como gastos por intereses será de $ 100 por mes durante todo el año ($ 20.000 x 6% ÷ 12). En otras palabras, Joe debe coincidir con $ 100 de gastos de intereses con los ingresos de cada mes. El gasto de intereses se considera un costo que sea necesario para ganar los ingresos que aparecen en las cuentas de resultados.

Marilyn explica a Joe que la cuenta de resultados es un poco más complicado que lo que acabo de explicar, pero por ahora sólo quiere a Joe a aprender algunos conceptos básicos de contabilidad y algunos de la terminología contable. Marilyn se asegura, sin embargo, que Joe entiende un punto simple pero importante: la cuenta de resultados, no informa sobre el dinero que entra-más bien, su propósito es (1) informar de los ingresos obtenidos por los esfuerzos de la compañía durante el período, y (2) Informe de los gastos realizados por la empresa durante el mismo período. El propósito de la cuenta de resultados es demostrar la rentabilidad de una empresa durante un período específico de tiempo. La diferencia (o "net") entre los ingresos y gastos por entrega directa se refiere a menudo como la línea de fondo y se etiqueta como cualquier ingreso neto o pérdida neta.